Managed IT-Services
Microsoft 365 und Azure für Unternehmen
Einrichtung, Umstellung von Exchange, laufende Betreuung und E-Mail-Archivierung nach GoBD – aus einer Hand
Cloud-Lösungen für Unternehmen – eingerichtet und betreut
Microsoft 365 ist in den meisten Firmen längst im Einsatz – betreut wird es selten. Konten werden angelegt, wenn jemand neu anfängt, der Rest läuft mit. Das geht lange gut und fällt erst auf, wenn ein Postfach überläuft, eine Anmeldung nicht mehr funktioniert oder am Jahresende niemand sagen kann, welche Lizenz wofür bezahlt wird.
Wir sind seit 2001 Microsoft Partner und kümmern uns um beides: den Aufbau Ihrer Cloud-Umgebung und den laufenden Betrieb danach. Lizenzen und Azure-Abonnements beziehen Sie auf Wunsch über uns – Beratung, Bezug und Betreuung aus einer Hand statt Vertrag beim einen und Ansprechpartner beim anderen. Das gehört bei uns zu den Managed IT-Services und läuft über dieselben Leute, die Ihre übrige IT ohnehin kennen.
Eine Anmerkung zur Bezeichnung: Office 365 heißt heute Microsoft 365, oft abgekürzt als M365. Gemeint ist dasselbe Paket – wenn in Ihren Unterlagen noch die alte Schreibweise steht, müssen Sie nichts umstellen.
Microsoft 365 einrichten und im Betrieb halten
Eingerichtet ist Microsoft 365 schnell. Die Arbeit beginnt danach: Wenn jemand neu anfängt, braucht er ein Konto, die passenden Rechte und Zugriff auf die Ablagen seiner Abteilung. Wenn jemand geht, muss das Postfach übergeben und die Lizenz wieder frei werden. Dazwischen liegen Freigaben, Verteiler, Abwesenheitsregeln und die Frage, wer eigentlich auf welchen Ordner darf. Wie das bei Ihnen gehandhabt wird, legen wir gemeinsam fest – danach läuft es über uns.
Die E-Mail läuft über Exchange Online. Wir legen Postfächer an, richten gemeinsame Postfächer für Abteilungen oder Funktionen wie Buchhaltung und Empfang ein und sorgen dafür, dass Kalender und Kontakte dort sind, wo sie gebraucht werden.
Microsoft Teams richten wir für Ihr Unternehmen ein und begleiten die Einführung: welche Kanäle es gibt, wo Dateien liegen, wer was sehen darf. Diese Struktur entscheidet erfahrungsgemäß darüber, ob Teams im Alltag genutzt wird oder ob nach drei Monaten wieder alles per E-Mail läuft. Telefonieren lässt sich damit ebenfalls – das braucht passende Lizenzen und eine Anbindung und gehört zur Telefonie.
Dateien können in SharePoint und OneDrive liegen statt auf einem Laufwerk im Haus, oder beides parallel, wenn es dafür Gründe gibt. Der Unterschied fällt spätestens auf, wenn jemand von unterwegs oder von zu Hause arbeitet. Die Berechtigungen bauen wir so auf, dass später noch nachvollziehbar ist, warum wer worauf Zugriff hat.
Klemmt im laufenden Betrieb etwas – eine Anmeldung geht nicht, eine Datei ist verschwunden, ein Gerät gleicht nicht mehr ab –, übernimmt unser IT-Support. Dieselben Ansprechpartner, die Ihre Umgebung eingerichtet haben.
Umstellung auf Microsoft 365 und Exchange-Online-Migration
Der Umzug betrifft selten nur die E-Mail. Postfächer mit Kalendern, Kontakten und Verteilern gehören dazu, oft auch Daten, die bisher auf einem Laufwerk im Haus liegen. Wir sehen uns vorher an, was tatsächlich mitmuss und was über die Jahre liegengeblieben ist – eine Umstellung ist der beste Zeitpunkt, um Altlasten nicht ein zweites Mal mitzunehmen.
Liegen Ihre Dateien bisher auf einem Fileserver, ziehen sie nach SharePoint, Teams und OneDrive um: gemeinsame Ablagen dorthin, wo zusammen gearbeitet wird, persönliche Dateien in OneDrive. Ob Berechtigungen übernommen oder neu geordnet werden und was vorher aufgeräumt wird, legen wir im Projekt gemeinsam fest.
Die neue Umgebung – bei Microsoft heißt sie Tenant – richten wir vorab ein und befüllen sie, während Sie normal weiterarbeiten. Umgeschaltet wird am Stück, außerhalb Ihrer Arbeitszeiten. Durch unsere Erfahrung als Microsoft Partner führen wir Migrationen so durch, dass Ihre Mitarbeiter am nächsten Morgen einfach in der neuen Umgebung weiterarbeiten können – ohne Datenverlust.
Danach bleibt Kleinkram, den viele unterschätzen: Signaturen, Smartphones, Anmeldungen in Fachanwendungen, Drucker, die per E-Mail versenden. Das arbeiten wir in den Tagen nach der Umstellung ab, statt Sie damit allein zu lassen.
Ob Sie von einem eigenen Exchange kommen, von einem anderen Anbieter oder von einer über Jahre gewachsenen Mischung aus beidem, spielt für die Vorbereitung eine Rolle, nicht für das Ergebnis. Das gilt auch für den Umzug zwischen zwei Tenants, die sogenannte Tenant-zu-Tenant-Migration – etwa wenn Niederlassung und Muttergesellschaft künftig in einer gemeinsamen Umgebung arbeiten sollen. Geht es dagegen um ganze Serverumgebungen oder einen kompletten Standort, ist das ein eigenes Projekt – dazu finden Sie mehr unter Cloud-Migration.
Server und Dienste in Microsoft Azure
Nicht alles lässt sich mit Microsoft 365 abbilden. Fachanwendungen, die einen eigenen Server brauchen, Datenbanken, Testumgebungen: Dafür gibt es Azure, die Serverplattform von Microsoft. Sie mieten Rechenleistung, statt Hardware zu kaufen – und Sie brauchen keinen Raum mehr, der gekühlt, gewartet und abgesichert werden muss.
Wir richten Ihre Azure-Umgebung ein und betreiben sie: die Server selbst, die Verbindung zwischen Ihrem Büro und der Cloud, die Zugriffe und die Sicherungen. Auch vollständige Arbeitsplätze lassen sich darüber bereitstellen – Azure Virtual Desktop –, wenn Mitarbeiter von wechselnden Orten oder mit eigenen Geräten arbeiten. Das Abonnement, bei Microsoft Subscription genannt, beziehen Sie auf Wunsch über uns: eine Rechnung, ein Ansprechpartner.
Zwei Themen grenzen daran an. Geht es darum, vorhandene Server aus dem Haus nach Azure zu verlagern, ist das ein eigenes Projekt mit eigener Vorbereitung – mehr dazu unter Cloud-Migration. Und wie eine Azure-Umgebung gegen Angriffe abgesichert wird, gehört zu IT-Sicherheit & Compliance.
E-Mail-Archivierung nach GoBD
Geschäftliche E-Mails müssen über Jahre hinweg originalgetreu und unveränderbar aufbewahrt werden. Ausdrucken und abheften genügt dafür nicht, und ein Backup des Mailservers erfüllt die Anforderung ebenfalls nicht – es sichert einen Stand, aus dem sich später nicht belegen lässt, dass eine einzelne Nachricht unverändert ist. Genau das ist der Unterschied: Eine Sicherung schützt vor Verlust, ein Archiv erfüllt die Aufbewahrungspflicht. Wie Ihre Daten gesichert werden, steht unter Backup & Monitoring.
Ein Archiv erfasst jede E-Mail automatisch beim Eintreffen und beim Versenden, bevor jemand sie verschieben oder löschen kann. Die Ablage erfolgt revisionssicher – der Bestand lässt sich nachträglich nicht mehr verändern. Das gilt für Microsoft 365 genauso wie für einen Mailserver im Haus.
Wir setzen dafür MailStore ein. Die Lösung ist seit Jahren stabil im Einsatz, wir sind Partner des Herstellers und empfehlen sie aus eigener Erfahrung.
Im Alltag merken Sie vor allem zweierlei. Postfächer bleiben schlank, weil alte E-Mails ins Archiv wandern, statt den Server zu füllen. Und Ihre Mitarbeiter finden eine Nachricht von vor vier Jahren über eine Suche in Sekunden – ohne Anfrage bei der IT und ohne dass jemand eine Sicherung zurückspielen muss.
Der Bestand gehört dabei Ihnen. Wenn Sie den E-Mail-Anbieter wechseln oder Ihre Umgebung umstellen, bleibt das Archiv unabhängig davon bestehen und jederzeit verfügbar.
Microsoft 365 DSGVO-konform einrichten
In der Cloud liegen Ihre Daten nicht mehr im eigenen Haus. Damit verschiebt sich die Frage, wer darauf zugreifen kann – vom Schlüssel für den Serverraum hin zu einer Anmeldung, die von überall funktioniert. Ein Passwort allein reicht dafür nicht mehr.
Auf Wunsch richten wir die Anmeldung mit einem zweiten Faktor ein und legen Regeln fest, unter welchen Bedingungen ein Zugriff überhaupt zugelassen wird – etwa nur von bekannten Geräten oder nur aus bestimmten Ländern. Dazu gehört ein Rechtekonzept, das über „alle dürfen alles“ hinausgeht: wer welche Ablagen sieht, wer Dateien nach außen freigeben darf, wer externe Gäste in einen Teams-Kanal einladen kann. Das kostet einmal Abstimmung und erspart Ihnen später die Frage, wie eine Datei aus der Personalabteilung bei einem Lieferanten gelandet ist.
Was wir dabei nicht leisten: die datenschutzrechtliche Bewertung Ihrer Verarbeitung. Ob eine Folgenabschätzung nötig ist und wie Ihr Verarbeitungsverzeichnis aussieht, entscheidet Ihr Datenschutzbeauftragter. Wir setzen die technischen Anforderungen um, die sich daraus ergeben – und sagen Ihnen vorher, was in Microsoft 365 möglich ist und was nicht.
Über Microsoft 365 hinaus stellt sich dieselbe Frage für Ihre gesamte IT, und für viele Firmen inzwischen mit Nachdruck von außen: durch Anforderungen aus DORA, NIS2 oder TISAX, die über Auftraggeber und Lieferketten weitergereicht werden.
Sprechen wir über Ihre Microsoft-365-Umgebung
Sagen Sie uns, wie Microsoft 365 bei Ihnen heute läuft und wer sich darum kümmert. Im kostenfreien Erstgespräch sehen wir uns an, was eingerichtet ist, was fehlt und ob eine Umstellung ansteht – und Sie erfahren, was das konkret bedeutet, bevor Sie sich für irgendetwas entscheiden.